Llevar la cuenta: tus clientes, tus trabajos, tus números

Llega un punto en el que ser bueno en el trabajo ya no alcanza. Tienes más clientes de los que caben en tu cabeza, y el negocio empieza a gotear — una llamada que nunca devolviste, un cliente que no ves hace cinco meses y nunca notaste que se fue, un trabajo que hiciste al precio viejo porque no te acordabas cuánto cobrabas.

Eso no es un problema de disciplina. Es un problema de papel. Tus clientes tienen que vivir en algún lugar donde los puedas ver.

Una lista, y ahí va todo

Un cuaderno sirve. Una hoja de cálculo sirve. Los contactos de tu teléfono no, porque no te pueden decir a quién no has visto desde marzo.

Una fila por cliente, y estas columnas:

• Nombre
• Teléfono, y dirección si vas hasta ellos
• Qué le hiciste
• Cuándo — la fecha, cada vez
• Cuánto pagó
• Lo que necesites recordar: el perro, el código del portón, prefiere los sábados, paga en efectivo

Agrega al cliente el mismo día que terminas el trabajo. No al final de la semana. Al final de la semana vas a acordarte de cuatro de cada cinco.

Para qué sirve la lista de verdad

Esta es la parte que la gente se pierde. La lista no es un registro. Es de donde sale el trabajo del mes que viene.

• ¿A quién no he visto en tres meses? Esos son tus trabajos más fáciles. Ya te conocen y ya te pagaron una vez. Un mensaje — "Hola señora Carter, ya pasó tiempo, ¿quiere que pase?" — trae más trabajo que cualquier volante.
• ¿Quién me paga más por hora? Compara lo que pagó contra lo que te tardaste. Tus precios seguramente están mal en algún lado y aquí te enteras.
• ¿Quién es difícil? Tienes permiso de notarlo, y con el tiempo tienes permiso de estar ocupado.
• ¿Quién me mandó a alguien? Esas personas merecen que les agradezcas, y lo van a volver a hacer si lo haces.

Un calendario que de verdad revisas

Los trabajos próximos van en un calendario — teléfono, papel, el que de verdad vayas a abrir. La prueba es simple: si alguien te llama ahorita y te pregunta "¿puede venir el jueves?", ¿puedes contestar sin decir "déjeme revisar y le llamo"? Si no, tarde o temprano vas a agendar dos cosas encima y eso te cuesta un cliente.

El dinero, una vez al mes

Una vez al mes, veinte minutos, el mismo día cada mes:

• Lo que entró
• Lo que salió — materiales, gasolina, lo que compraste para el negocio
• Lo que quedó

Tres números. Anótalos y deja los meses uno junto al otro. Después de tres meses vas a saber cosas que llevas todo el año adivinando — cuál servicio de verdad deja dinero, si estás creciendo o solo cansado, y qué te puedes permitir.

Mantén el dinero del negocio separado del dinero de la casa, aunque sea en un segundo sobre. El dinero mezclado no se puede contar.

Si tienes Clinic Tools

Clinic Tools es esta lista, el calendario y los números del mes en un solo lugar. Clientes guarda a todos tus clientes (puedes importar los contactos de tu teléfono), con una fecha de "la última vez que te contrató" para ver a quién no has visto en un tiempo. Agenda es el calendario, y con las Reservas encendidas, los clientes pueden escoger una hora solos. Dinero suma lo que entró y salió cada mes. El coach puede ver un resumen corto de estos números, así que no tienes que leérselos.

En el portal

Pídele al coach que te ayude a armar tu lista — te puede dar las columnas y ayudarte a pensar qué vale la pena anotar para tu tipo de trabajo. También puede ver tus tres números contigo y decirte claramente qué dicen.

Para alcanzar este escalón

• Todos mis clientes están en una lista con nombre, contacto, qué le hice, cuándo y cuánto pagó.
• Agrego clientes nuevos a la lista el mismo día que termino el trabajo.
• Mis trabajos próximos están en un calendario que de verdad reviso.
• Puedo ver a quién no he visto en tres meses.
• Anoté el dinero que entró, el que salió y lo que quedó del mes pasado.